I. POSTANOWIENIA OGÓLNE:
- Administratorem zebranych danych osobowych jest firma P.H. Ottima Sp. z o.o. z siedzibą w Rokiciny-Kolonia przy ul. Łódzkiej 12a, 97-221 Rokiciny-Kolonia, KRS: 0000869311, NIP: 7732223944, REGON: 59215374200000
- Regulamin określa cel i zasady funkcjonowania systemu monitoringu wizyjnego w Salonie sprzedażowym marki „Evenemen”, miejsca instalacji kamer systemu na terenie salonu, reguły rejestracji i zapisu informacji oraz sposobu ich zabezpieczenia.
- Regulamin ustanawia zasady udostępniania danych zarejestrowanych przez system monitoringu wizyjnego.
II. CEL I PODSTAWA STOSOWANIA MONITORINGU WIZYJNEGO:
Monitoring wizyjny wykorzystywany jest w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, zapobieganie nadużyciom oraz dochodzenie/obronę roszczeń, zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, na podstawie art. 6 ust.1 lit. f RODO w zw. z art. 222 kodeksu pracy.
III. ZASADY STOSOWANIA MONITORINGU WIZYJNEGO:
- Na system monitoringu składa się:
- zestaw kamer rozmieszczonych wewnątrz pomieszczenia, rejestrujących obraz w rozdzielczości umożliwiającej identyfikację osób;
- urządzenia i oprogramowania rejestrujące i zapisujące oraz pozwalające na jego odczyt;
- monitory do podglądu obrazu z kamer i zarejestrowanych nagrań.
- Systemem monitoringu wizyjnego zostały objęte:
- cały salon sprzedażowy.
- Osoby przebywające na terenie salonu są informowane o funkcjonowaniu systemu monitoringu wizyjnego przez umieszczenie przy wejściu do obiektu tabliczek informacyjnych zawierających piktogram kamery wraz ze skróconym obowiązkiem informacyjnym.
- Obowiązek informacyjny względem osób, których dane osobowe zostały utrwalone przez monitoring jest realizowany poprzez umieszczenie klauzuli informacyjnej wewnątrz pomieszczenia, znajdującego się u sprzedawcy.
- Monitoring działa na podstawie prawnie uzasadnionego interesu i jest oznaczony przed wejściem.
- Rejestratory oraz nośniki, na których zapisywany jest obraz z monitoringu, są należycie zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych. Dostęp do nich mają wyłącznie osoby upoważnione przez administratora danych. Zastosowano odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające poufność, integralność i bezpieczeństwo zgromadzonych danych, zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych.
- Montaż elementów składających się na system monitoringu przeprowadzany jest po dokonaniu analizy jego umiejscowienia pod kątem poszanowania prywatności, intymności i godności osób przebywających na terenie Salonu Marki „Evenemen”.
IV. FUNKCJONOWANIE I OBSŁUGA MONITORINGU:
- System monitoringu działa przez całą dobę.
- Rejestracji i zapisaniu podlega tylko obraz. System monitoringu nie rejestruje dźwięku.
- Monitoring swoim działaniem nie obejmuje przymierzalni.
- Nagrania obrazu zawierające dane osobowe przetwarza się wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowuje się przez okres 7 dni od daty zarejestrowania zdarzenia, po tym czasie wszystkie niezabezpieczone nagrania zostają nadpisane.
- W uzasadnionych przypadkach, gdy urządzenia monitoringu wizyjnego zarejestrowały zdarzenie związane z naruszeniem bezpieczeństwa osób i mienia, okres przechowywania danych może ulec wydłużeniu o czas niezbędny do zakończenia postepowania, którego przedmiotem jest zdarzenie zarejestrowane przez monitoring wizyjny.
- Dostęp do monitora, na którym możliwy jest bieżący podgląd, jest zabezpieczony hasłem dostępu, które jest znane jedynie osobom upoważnionym.
- Administrator według potrzeb może powierzyć podmiotom zewnętrznym obsługę monitoringu, badanie poprawności działania, dokonywanie napraw czy rozbudowę sieci monitoringu.
V. UDOSTĘPNIENIE NAGRAŃ Z MONITORINGU:
- Zapis z systemu monitoringu może być udostępniony uprawnionym organom w zakresie realizowania przez nie ustawowych zadań np. Policji, Sądom, Prokuraturze na ich pisemny wniosek.
- Osoba zainteresowana zabezpieczeniem danych z monitoringu może zwrócić się pisemnie do Administratora Danych z prośbą o ich zabezpieczenie przed usunięciem po upływie przyjętego okresu ich przechowywania. Wniosek musi zawierać informację takie jak:
- dane osoby zgłaszającej (imię i nazwisko, adres do korespondencji),
- opis zdarzenia wraz ze wskazaniem przybliżonego czasu i miejsca,
- cel wykorzystania nagrania.
- Osoba upoważniona sporządza kopię nagrania z monitoringu wizyjnego za okres, którego dotyczy wniosek osoby zainteresowanej oraz oznacza ją w sposób trwały poprzez oznaczenie:
- numeru porządkowego kopii,
- daty wykonania kopii,okresu, którego dotyczy nagranie,
- źródła danych.
- Nagrania są udostępniane na nośniku elektronicznym w postaci płyty CD/DVD w formacie który wnioskodawca jest w stanie odtworzyć, bądź w innej formie umożliwiającej przesłanie pliku z nagraniem do wnioskodawcy. Jeśli wnioskodawca prosi o zapis w formacie którego ADO nie jest w stanie wygenerować, musi pokryć ewentualny koszt formatowania zapisu przez firmę zewnętrzną.
- Wnioskodawca po złożeniu wniosku jest informowany o ewentualnych kosztach związanych z obróbką graficzną kopii nagrania, polegającej na anonimizacji pozostałych osób, których wizerunki utrwalone są razem z wnioskującym. W przypadku gdy ADO sam może przeprowadzić anonimizację pierwsza kopia udostępniana jest nieodpłatnie.
- Zabezpieczona kopia nagrania przechowywana jest przez 6 miesięcy od złożenia wniosku w szafie zamkniętej na klucz.
- W przypadku nieodebrania nośnika z kopią nagrania przez okres 6 miesięcy, nośnik zostanie fizycznie zniszczony.
- Kopia nagrania podlega zaewidencjonowaniu w rejestrze kopii z monitoringu wizyjnego. Rejestr zawiera następujące informacje:
- numer porządkowy kopii,
- datę sporządzenia kopii,
- okres, którego dotyczy nagranie,
- źródło danych,
- informację o udostępnieniu ze wskazaniem daty,
- informację o zniszczeniu kopii ze wskazaniem daty.
- Nośnik z kopią nagrania przekazuje się za pokwitowaniem wnioskodawcy.